Periodieke VCA ondersteuning
Een VCA gecertificeerd bedrijf moet aantoonbaar maken dat het voldoende VCA registraties heeft uitgevoerd om VCA gecertificeerd te blijven. De VCA registraties vergen tijd, aandacht en een gestructureerde werkwijze. Uit de praktijk blijkt dat bedrijven vaak onvoldoende tijd en prioriteit hieraan geven om deze taken correct uit te voeren en vast te leggen. VCA voor Bedrijven ondersteunt en begeleidt bedrijven om dit zo pragmatisch mogelijk in te richten. Onze werkwijze is duurzaam en procesgericht.
Jaarlijkse VCA audit
Na het behalen van een VCA bedrijfscertificaat is het zaak om deze te behouden. Uw bedrijf wordt jaarlijks gecontroleerd door een geaccrediteerde certificeringsinstelling op de VCA normeisen. De certificeringsinstelling gaat dan uw bedrijf doorlichten, ook wel de VCA audit genoemd. Daarnaast dienen er ook door het bedrijf interne audits gedaan te worden. De VCA audit is alles bepalend. Na de VCA audit zijn er twee situaties. Uw bedrijf is goed bevonden en uw VCA bedrijfscertificaat wordt verlengd of uw bedrijf heeft te veel non-conformities. Meestal krijgt u dan 3 maanden de tijd om alles op orde te krijgen en soms wordt het VCA bedrijfscertificaat ingetrokken.
Blijven voldoen aan de VCA normeisen
Om ervoor te zorgen dat u VCA gecertificeerd blijft, dient u acties uit te voeren. De acties komen voort uit een VGM beheerssysteem. Wanneer VCA voor bedrijven het VGM beheerssysteem bij u opzet, ontvangt u ook een jaarplanning. Met behulp van deze twee tools kunt u goed bijhouden welke acties moeten worden ondernomen en wanneer. Wanneer u deze tijdig uitvoert bent u eigenlijk al klaar voor de (volgende) jaarlijkse VCA audit.
De praktijk wijst vaak uit dat bedrijven en organisaties onvoldoende worden bevonden bij de jaarlijkse VCA audit. Door drukke werkzaamheden en vakanties komen de noodzakelijke registraties vaak in de knel en worden ze niet of onvolledig uitgevoerd. Daarnaast blijkt vaak dat bedrijven niet voldoende kennis in huis hebben om (bijna) ongevallen / (milieu) incidenten goed af te handelen. Of er is simpelweg geen tijd om toolboxen op te zetten en-/of te geven.
Ondersteuning en begeleiding door VCA voor Bedrijven
Tijdsgebrek en onvoldoende kennis zijn vaak de redenen dat veel van onze huidige klanten gebruik maken van onze ondersteuning bij het in stand houden van het VCA bedrijfscertificaat. Afhankelijk van het onderhoudscontract komen wij periodiek langs om, bijvoorbeeld:
- Registraties te evalueren;
- WerkPlekInspecties op locatie uit te voeren;
- Bij eventuele ongevals- en veiligheidsonderzoeken te ondersteunen;
- Interne controles/ audits te houden;
- Rapportages te verzorgen.
Wij zorgen dat uw VCA systeem actueel blijft en de jaarlijkse VCA audits door de certificerende instantie soepel verlopen. Daarnaast voldoet u met onze samenwerkingsovereenkomst meteen aan de kenniseis vanuit VCA-norm voor de VGM-functionaris. Onze deskundige medewerkers worden namelijk periodiek bijgeschoold over de laatste wijzigingen in de VCA-normen en de focusgebieden van de externe auditoren.
Onderhoudscontract bij VCA voor Bedrijven
In de praktijk zien wij regelmatig dat het beheer van een VCA bedrijfscertificering toch meer werk is dan gedacht en dat er enige tijd voor de jaarlijkse VCA audit weer veel werk moet worden verzet. Door onze aanpak wordt de tijdsbesteding over het jaar verdeeld, heeft u kundige ondersteuning en kost het uiteindelijk minder geld en tijd. Wij kunnen die nazorg door middel van een onderhoudscontract meteen meenemen in onze offerte indien gewenst, maar maken hiervoor ook graag een afspraak om dit nader toe te lichten of te bespreken.